FERRAMENTAS DE GESTÃO, PREVISIBILIDADE E CONTROLE DE ESTOQUE PARA RESTAURANTES

Antes de mais nada, se você se sentiu atraído por esse título, é porque alguma coisa está fora do normal no seu controle de estoque. Ou, imagina que tem algo que pode ser melhorado.

E é isso que queremos trazer: melhorias!

Uma das chaves para o sucesso do seu restaurante, seja qual for o seu modelo de negócio, é saber administrar o estabelecimento como um todo.

Faz parte de uma boa administração saber quais produtos venderão mais nos próximos dias, o que se gasta em cada prato e evitar desperdícios.

Afinal, a falta ou a sobra de produtos está diretamente ligada aos lucros.

Se você está começando agora o seu bar, hamburgueria ou pizzaria, esse pode ser um dos seus maiores desafios: o controle de estoque.

Administrar os insumos é dinâmico e complexo, envolve várias etapas, uma grande quantidade de informações e decisões a serem tomadas.

Comprar a quantidade certa, ter a chance de negociar o melhor preço com seus fornecedores e adequar as receitas aos produtos são algumas soluções que um controle de estoque pode oferecer.

Deve haver o esforço para o processo acontecer, mas ele não deve tomar todo o tempo da sua administração.

Continue lendo para entender o quanto é importante ter o controle do seu estoque e como é possível fazer essa gestão de uma maneira mais suave.

Dicas práticas para aumentar o seu faturamento

O controle de estoque é a gestão de toda mercadoria que entra e sai do seu restaurante, assim como a previsibilidade do que está chegando ao fim. Esse gerenciamento é possível quando se tem informações como:

• Dia, mês e ano em que o produto entrou no estoque do restaurante;
• Quantidade exata de cada item;
• Data de validade;
• Valor unitário;
• Soma do volume do produto solicitado;
• Informações de contato do fornecedor de cada produto (nome e dados).

Independentemente do tamanho do seu restaurante, é fundamental estar atento ao controle de estoque, principalmente quando cada prato é produzido com base em uma ficha técnica. Por isso, afirmamos aqui, o controle começa a partir do seu cardápio.

1- Defina o seu cardápio

Além de despertar o desejo nos clientes, o cardápio deve também refletir o conceito do seu restaurante. Dessa forma, é possível satisfazer os seus clientes de todas as maneiras possíveis, fazendo com que eles amem o seu menu.

À primeira vista, é o cardápio que mostra aos seus clientes quais são os pratos e tipos de alimentos servidos no seu estabelecimento. Esses alimentos são definidos por você, e os valores devem seguir a margem de custo dos alimentos.

Caso você não saiba quanto vai custar criar um serviço ou produto, as probabilidades de precificar de forma errada serão elevadas. Você pode se equivocar colocando uma margem muito pequena e ter prejuízos. Ou, colocar uma porcentagem muito excessiva e fora do que o mercado oferece.

Você deve analisar que é preciso estabelecer um cardápio acessível. Com o máximo de aproveito dos insumos, que pague as despesas, os custos e gere lucro.

2- Elabore a ficha técnica dos pratos e drinks do seu cardápio

Após montar o cardápio do seu café, pizzaria ou doceria, é fundamental saber como cada item do seu cardápio é composto.

Isso pode ser feito de forma rápida e prática diretamente no seu sistema de gestão e controle de estoque. E se você ainda não tem um, pode avaliar a contratação para facilitar o seu dia a dia ou usar uma planilha de ficha técnica para calculá-lo (lembrando que, planilhas levam horas de observação, apuração e consequentes erros manuais).

Seja um relatório gerado automaticamente em um sistema ou em uma planilha de Excel, a ficha técnica é um documento indispensável em qualquer cozinha de restaurante. E quanto maior o seu grau de precisão, mais fácil é administrar o seu estabelecimento.

Ter a precisão de quantificar os custos da produção é uma das maiores dificuldades encontradas pelo dono ou gestor de um restaurante.

Restaurantes vistos como bem sucedidos e grandes redes de franquia têm sucesso no mercado de alimentação por possuírem um sistema eficiente de controle dos seus custos.

O processo basicamente consiste em saber o custo de cada ingrediente que você utiliza. Estabelecer a quantidade de cada ingrediente que faz parte de uma receita, seja um prato ou bebida do cardápio, e o seu valor proporcional. Em seguida, ter todos esses dados planificados, obtendo o custo total da refeição.

Sabendo os custos efetivos dos pratos do cardápio do seu restaurante, é hora de passar para os próximos passos.

3- Faça o levantamento da movimentação do seu restaurante

Você saberia responder de imediato qual prato ou drink é mais vendido no seu restaurante hoje, e a quantidade? Ou o que mais saiu na semana passada? Ou em determinado período do ano, qual é o seu carro-chefe?

Por alto, podemos afirmar que um restaurante vende pratos mais sofisticados em feriados ou aos finais de semana. Consequentemente, esse mesmo restaurante faz mais pedidos aos fornecedores próximo a essas datas para aumentar o estoque.

Mas, seria o estoque de frutos do mar, de vinhos importados, ou do arroz? E quantos quilos, litros ou unidades a mais seriam necessários?

Você só saberá essa resposta de fato se entender da rotatividade de pratos do seu restaurante. A má administração do controle de estoque do restaurante leva a perdas de valor de mercado ou até mesmo à falência.

Por isso é tão importante estar atento à previsibilidade.

Crie uma rotina de estatísticas mensais ou semanais, de acordo com a sua necessidade, sobre as vendas dos pratos e drinks. Ou consulte esses valores facilmente através dos relatórios do seu sistema de gestão.

Depois do levantamento de dados, sabe o que fazer?

É hora de estudar o seu negócio e definir as quantidades mínimas e máximas de cada produto do estoque do seu restaurante.

Com o tempo você vai perceber que existe uma maneira simples e eficaz de fazer o controle de estoque: a “regra 20/80”. Muito aplicado em áreas administrativas, esse princípio pode ser trazido para o ambiente do segmento alimentício: o seu restaurante.

Esse método diz que 20% dos seus produtos são responsáveis por 80% da sua lucratividade.

Com isso em mente, você como empreendedor pode focar na gestão dos produtos mais lucrativos do seu restaurante.

4 - Por que manter um controle de estoque no seu restaurante?

Você como dono ou gestor de um restaurante já imaginou perder uma venda porque o ingrediente principal de um prato acabou no meio do expediente?

E reações que podem ser geradas: Explicar aos seu clientes que não vai servir determinado prato no dia. Alertar seus funcionários sobre a falta do produto. Pagar mais caro por conta da urgência com o fornecedor.

Ou já teve que jogar vários alimentos fora por conta do prazo de validade, ou que não foram utilizados de forma inteligente nas receitas. Ou até mesmo que estragaram por serem alimentos perecíveis.

Para que isso não acontece no seu restaurante ou que sejam casos isolados, existem três tipos de avaliação do estoque de um restaurante:

• Estoque Mínimo: aquele estoque de segurança, de proteção ou de reserva. É a menor quantidade de insumos possível, para prevenir eventualidades ou situações de emergência provocadas pelo consumo anormal de determinando item do cardápio do seu restaurante. Para calcular o estoque mínimo dos ingredientes, leve em conta o consumo médio dos itens e os dias necessários para a entrega.

Estoque mínimo = Consumo Médio x Prazo de Reposição

• Estoque Médio: geralmente, para o nível médio do estoque considera-se 50% da quantidade a ser pedida, somada à quantidade de estoque mínimo.

Estoque médio = Estoque mínimo x 0,5 (do estoque mínimo)

• Estoque Máximo: é a maior quantidade de insumos a existir no seu restaurante, e que garante o consumo até o tempo de recebimento do próximo lote de reposição. Com estoque máximo, o seu estabelecimento opera acima do normal, sob o risco constante de perdas e desperdícios de alimentos e dinheiro. O que dificulta a administração e controle mais assertivos, e a saúde financeira do seu restaurante. Esse cálculo se dá:

a) necessidade e programação de pedidos;

b) recursos financeiros disponíveis;

c) espaço para armazenamento;

Estoque máximo = Estoque mínimo + Lote de compras

Entendendo melhor sobre os níveis de estoque, estar no mínimo ou no máximo é se manter em estado de alerta. Permanentemente realizando correções e adaptações para otimizar o atendimento e tentando não deixar sua equipe e o cliente na mão.

Não se esqueça: a análise do controle de estoque deve se basear na rotatividade e movimentação de cada item do cardápio e o tempo de vencimento de cada ingrediente.

Carnes, laticínios e verduras precisam girar mais rápido do que grãos e farináceos. Já que os primeiros têm prazo de validade mais curto ou perdem a qualidade com mais rapidez.

Idealize o estoque do seu restaurante tendo em mente que você não deve jogar comida fora, nem deve ficar sem ingredientes na hora de preparar a comida ou drink que um cliente pediu.

Estoque e cozinha devem se manter alinhados, principalmente para avaliar a possível redução de custos de itens sazonais ou que não têm saída frequente e verificar o que está em alta de pedidos e compras.

Nota: do ponto de vista financeiro, o estoque deve ser reduzido para manter equilibrado o capital investido.

5- Espaço físico, classificação e organização para um melhor controle de estoque

Você aproveita promoções e descontos para comprar grandes quantidades de mercadorias? Quando esses produtos chegam, você tem espaço suficiente para guardar tudo?

Mais importante que armazenar, é ter acesso a esses produtos sem que eles fiquem esquecidos no seu estoque e passem do prazo de validade.

Você lida diariamente com diferentes tipos de alimentos, como legumes, verduras e produtos não perecíveis. E eles devem ficar separados no seu estoque, a fim de preservar suas características, evitar a mistura de cheiros e para prevenir contaminações. Já ouviu falar de contaminação cruzada? Acreditamos que sim.

Ainda, seu controle de estoque deve obedecer as exigências de limpeza e armazenamento de acordo com a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Sinceramente, você não quer problemas referentes à insalubridade dos alimentos.

Por isso, tenha atenção ao tamanho físico do seu estoque seco, bem como das geladeiras e freezers de armazenamento. Assim como a higiene desse espaço.

É de extrema importância a conferência da mercadoria assim que ela chega, a sua separação e a etiquetagem dos produtos com a informação da data de validade e em ordem de vencimento.

Lembre-se: o que tem o vencimento próximo ou mais rápido, fica sempre à frente ou em primeiro para ser usado.

Classifique os alimentos para facilitar a busca ou ajudar na identificação das mercadorias que estão em falta ou em excesso.

Após a conferência, classificação e o armazenamento cabe o registro da entrada da mercadoria no controle de estoque. Os dados relativos à data de entrega, quantidade e padrão de qualidade das mercadorias, notas e cupons das compras. Esses dados também são imprescindíveis para a posterior avaliação do desempenho de determinado fornecedor.

Todo esse controle pode estar à mão, através de qualquer dispositivo se você conta com um sistema de gestão completo, como o da Yooga. Que também disponibiliza o controle de saída dos insumos e produtos, que falaremos no próximo tópico.

6- Controle de saída de produtos do estoque

Assim como é necessário registrar a entrada da mercadoria, ter conhecimento da saída desses produtos também é fundamental para o controle do estoque. Só assim você poderá entender o que está faltando hoje, o que pode faltar a partir da semana que vem ou que nem precisa ser listado para a próxima compra.

O conhecimento total da saída dos alimentos do estoque ajuda no fechamento do mês. Também, para entender se o que é investido condiz com o que é vendido. De fato, seria um controle sobre o vazamento das mercadorias que foram compradas. Seja das perdas com produtos não utilizados ou que possivelmente foram furtados.

7- Auditorias e inventários regulares no controle de estoque

A contagem geral do estoque permite que os dados estejam sempre atualizados. Assim, facilita que qualquer erro seja encontrado mais facilmente, do recebimento à distribuição daquele ingrediente.

Essa contagem total deve ser feita pelo menos uma vez ao mês. Ou conforme achar necessário e espaços mais curtos de tempo.

O inventário também abre espaço à criatividade da cozinha e uma possível ação promocional para os seus clientes.

Se você tem algum produto com volume alto no seu estoque, o seu chef de cozinha pode variar o cardápio para gerar a saída de produtos e o seu garçom pode oferecer o prato como algo amais para os seus clientes.

Seja com uma simples ação de "compre um e leve dois", você consegue dar rotatividade ao produto. Assim, evitar o desperdício.

Além da contagem, é necessário ter o histórico.

Com Yooga é possível armazenar todos esses dados e ter acesso rápido quando e onde quiser, através do celular, tablet ou computador. E acompanhar o aumento ou redução das quantidades de produtos em determinados períodos e entender o comportamento dos seus clientes.

8 - Otimize o controle de estoque, complementos e produtos.

A informatização dos processos de gestão de um restaurante chegou para auxiliar não só o controle do estoque, como também o histórico dos ingredientes e pratos, com:

• relatórios detalhados de estoque atual;
• custo dos produtos;
• quantidade vendida no mês;
• entrada e saída automática de notas;
• registro das vendas.

Com isso você fará o controle do estoque do seu restaurante mais facilmente e ainda conseguirá estar de olho na cozinha, no atendimento, no bem estar e na satisfação do seu cliente como um todo.

Uma última dica, é que você separe um tempo do seu dia ou semana, para se dedicar à revisão do estoque do seu restaurante.

Costumo dizer que quem tem mais lucro é quem controla melhor e não quem vende mais.

Agora imagine, você vendendo bem e tendo um controle total dos processos (com Yooga) do seu restaurante? Sucesso na certa!

Como você faz o controle de estoque do seu bar ou restaurante? Compartilhe conosco nas nossas redes sociais.

E se você ainda tem alguma dúvida de como a Yooga pode deixar a gestão do seu restaurante mais suave, comece agora o seu teste gratuito.