O QUE É UM ARQUIVO XML FISCAL?

Para controlar o estoque, contas a pagar e a receber, com entradas automáticas de notas.

O QUE É UM ARQUIVO XML FISCAL?

O arquivo XML é de uso diário no universo de um restaurante. As compras e vendas são constantes e sempre tem a movimentação desse tipo de arquivo pelo seu administrativo.

Ele é extremamente importante para o controle das vendas e o crescimento do seu negócio, mesmo que você tenha apenas um restaurante digital, ou trabalhe só com o delivery.

Afinal, você executa vendas e compra insumos dos seus fornecedores!

No artigo de hoje vamos tirar todas as suas dúvidas a respeito desse assunto. Você vai saber a definição e importância do arquivo XML, como emiti-lo e como armazená-lo também.

O que é um XML?


O Arquivo XML é um código para a emissão de notas fiscais, documentos de texto formatados, imagens vetoriais e ou banco de dados. É um tipo de documentação bem parecido com as que já utilizamos com mais frequência no nosso dia a dia, as extensões doc e pdf.

O XML é um arquivo específico para uso empresarial, tem praticamente o mesmo conteúdo da NF que foi emitida, mas com acesso em formato eletrônico.

Sua linguagem é usada para armazenar e transmitir os dados das vendas, e principalmente, das Notas Fiscais que são emitidas na hora da venda.

Para que serve?


Esse código serve para criar um arquivo digital que comprova as informações sobre a mercadoria vendida e/ou o serviço contratado ou prestado.

Enquanto a Nota Fiscal é enviada para o cliente, o arquivo XML das vendas fica armazenado para consulta digital posterior. E nesse meio on-line, é responsável por transmitir as vendas do seu restaurante para a Receita Federal.

Além de suportar o armazenamento das notas fiscais, o código XML é utilizado pela Secretaria da Fazenda, SEFAZ na hora da emissão das notas fiscais. Nesse caso, leva com ele também todas as informações necessárias e obrigatórias que o contribuinte deve prestar ao órgão.

O XML de uma Nota Fiscal Eletrônica segue um padrão nacional de escrituração fiscal, que pode ser utilizado com segurança em todo o território brasileiro. Esse padrão serve também para que diferentes bancos consigam ler os arquivos sem risco de descaracterizar a informação.

Sendo assim, a principal característica do XML é criar uma infraestrutura de linguagens e de documentos organizados hierarquicamente, com marcação capaz de ler linguagens desconhecidas e pouco usadas.

Quais informações o arquivo XML carrega?


O arquivo XML apresenta diversas informações a respeito da transação realizada. Como dados da nota fiscal eletrônica, do emissor e do destinatário, do produto comercializado, dos encargos financeiros, transporte e pagamento da transação.

  • Dados da NF-e: modelo, série, número, data e hora da emissão, data de saída e entrada, e valor total da nota;
  • Informações do emissor: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS;
  • Informações do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual;
  • Produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor; números que identificam a quantidade total e valores unitários da mercadoria
  • Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos ou serviços, valor do frete, valor do seguro, substituição e impostos sobre IPI, PIS e COFINS;
  • Informações do transporte: modalidade de frete, dados do transportador com CNPJ e endereço, informações sobre o veículo com placa e RNTC, e do volume transportado como quantidade, peso líquido e bruto;
  • Dados de cobrança: endereço para cobrança posterior e forma de pagamento;
  • Adicionais: fonte de impressão DANFe e informações complementares de interesse do contribuinte.

Como o arquivo XML ajuda na rotina do meu restaurante?


A obrigatoriedade da emissão de notas fiscais para o meio empresarial já é uma realidade há anos, para as transações de compra e venda. Sendo assim, seu restaurante não está de fora dessa obrigação.

O arquivo XML é usado como uma maneira de padronizar esses documentos fiscais e facilitar o acesso e o manuseio das informações.

Além disso, é desta forma que a Receita Federal tem acesso aos seus dados e aos dados do seu restaurante. Então é de fundamental importância que tudo esteja em conformidade com as normas e regras estabelecidas pelo órgão do governo.

Emissão de arquivo XML

O processo de emissão do arquivo XML não é uma tarefa difícil, desde que você faça uso de um programa ou ferramenta de gestão. Assim, essa praticidade trará muitos benefícios para o seu restaurante. Dentre eles, o mais importante: a tranquilidade de estar de acordo com a lei.

Pequenos restaurantes que possuem volume menor de vendas diárias ainda optam pelo preenchimento dos dados manualmente, oferecendo as informações que o formulário exige. Este formulário é disponibilizado pelo programa de emissão de nota fiscal eletrônica.

Mas o ideal é migrar para uma maneira mais automática, prática e rápida de fazer a emissão do arquivo XML. Um Sistema de Gestão é bastante eficaz na execução desta tarefa e pode agilizar esse processo dentro do seu restaurante.

Além de te ajudar a cumprir as demandas fiscais, a automatização dos arquivos XML permite o controle do estoque do seu estabelecimento, com a movimentação de entrada por arquivo XML da NF-e, de forma ágil e prática.

Você pode utilizar as Notas Fiscais eletrônicas de compra do seu restaurante para atualizar automaticamente seu estoque, com o Sistema de Gestão Yooga.

  • Controle do estoque e ficha técnica com simplicidade;
  • Entrada de estoque por XML da NF-e;
  • Lançamento no estoque por Nota Fiscal de Compra.

Também é possível realizar a extração de relatórios avançados e de simples leitura para as análises de compra e venda da sua gestão financeira.

Faça um teste e comece a automatizar os arquivos XML do seu restaurante.

É mais fácil para você e muito mais ágil para o seu contador, que recebe o XML de todas as vendas do mês vigente, assim que ele se encerra.

A Yooga cria essa conexão entre você e seu contador, para você não se perder mais nos montantes contábeis do seu negócio.

É muito melhor deixar a dificuldade para os seus concorrentes, certo?

Baixar um arquivo XML?

Se você optar por não baixar o arquivo XML com uma chave de acesso ou tiver alguma dificuldade, ainda existe uma segunda opção.

Pode acessar plataformas que disponibilizam a conectividade com a SEFAZ e a prefeitura da sua região.

Com o Sistema de Gestão Yooga você consegue acessar e baixar o XML do seu restaurante. É necessário somente o certificado digital da empresa, que deve ser do modelo A1.

Entenda melhor o que é o Certificado Digital A1

Cada vez mais popular devido à grande quantidade de aplicações e seus benefícios, o Certificado Digital A1 serve para dar mais autenticidade às operações on-line. Se você precisa assinar um documento digitalmente, acessar serviços da Receita Federal ou até mesmo abrir uma empresa, vai precisar de um certificado digital.

Ele funciona como a identidade de pessoas e empresas no meio eletrônico. E atribui validade jurídica ao que é realizado através dele.

A cada uso do certificado é gerada uma assinatura digital que tem o mesmo valor jurídico da manuscrita. Ou seja, a assinatura que faz para papeis e documentos. E é exatamente por isso que ele está sendo cada vez mais utilizado por restaurantes de diferentes portes e segmentos. Em suma, ele pode ser usado para a autenticação, identificação e assinatura de documentos.

Observando a importância de baixar o XML para as administrações tributárias, hamburguerias, sorveterias e bares já começaram a investir em maneiras de extrair relatórios a partir dos dados ricos presentes nesse documento.

São informações completas da base de cálculo, valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins. Além de datas de emissão, saída/entrada e valor total, que possibilitam análises complexas para o gestor ou dono de um restaurante.

Identificar padrões do mercado do cliente é uma possibilidade a partir do momento em que se tem todos os XMLs em mãos. Tipos de produtos ou serviços mais vendidos em um determinado período (sazonalidade) e em determinados locais (localização geográfica), ajudam a tomar decisões importantes.

Como definir um melhor planejamento estratégico e indicar investimentos que dão lucros, por exemplo.

O arquivo XML após a emissão

Depois de fazer o preenchimento correto e a emissão do arquivo XML, é hora de pensar na melhor maneira de guardar o documento. O arquivo fica no formato digital e deve ser armazenado por, pelo menos, cinco anos após a data da transação. Bastante tempo, não é mesmo?

Não é necessário guardar cópias da DANFe, já que o XML as substitui totalmente.

É uma maneira de ter tempo suficiente para acessar as informações contidas no documento. Além disso, o destinatário precisa ter acesso à documentação durante todo esse período para fazer o download, quando achar necessário.

Importante lembrar que, ao perder um documento XML, o emissor pode pagar uma multa. Claro que as regras sofrem variações e alterações em cada estado, mas, no geral, a falta de responsabilidade com essa documentação gera um ônus alto.

Para a segurança do seu restaurante, conte com o Sistema de Gestão Yooga que mantém a XML das suas transações comerciais arquivadas durante cinco anos, que é o tempo de validade desse documento. Além disso, oferece o fácil acesso às informações sempre que for necessária a avaliação.

XML e DANFe


A DANFe é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, que carrega a descrição das principais informações da nota fiscal. Esta é repassada para o destinatário em formato de papel ou digital, via e-mail (pdf).

Apesar da confusão frequente, a DANFe não é a versão impressa da NF-e e não apresenta validade jurídica. Ela funciona como um resumo de fácil visualização e serve apenas para acompanhar o momento do frete da mercadoria. No caso do restaurante, todos os insumos que você compra, vêm acompanhados da DANFe dos seus fornecedores.

Ela não é tão segura quanto o arquivo XML, por isso não precisa ser armazenada. Mas é na DANFe que você encontra a chave de acesso ao arquivo XML da compra em específico.

E o cliente não recebe a XML da nota Fiscal. Nesse caso, ele recebe a DANFe.

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