TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE GESTÃO FINANCEIRA PARA RESTAURANTES

Veja como planejar, organizar e executar uma gestão financeira mais assertiva para o seu restaurante.

TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE GESTÃO FINANCEIRA PARA RESTAURANTES

Já comentamos por aqui algumas estratégias para manter seu restaurante em um movimento crescente e sempre gerando receita positiva. Estabelecer metas e também ter um marketing de vendas mais competitivo.

Mas por trás das vendas em alta, do caixa sempre fechado ao fim do dia e um estoque com insumos necessários e o mínimo de desperdícios, tem um planejamento e gestão financeiros bem formatados.

Falou em financeiro, a gente já pensa em um monte de contas, notas, relatórios, soma daqui, tira dali e multiplica de lá. E é isso mesmo! Por essa razão você precisa conhecer bem seu restaurante. Atingir as metas e ter um bom plano de marketing dependem da saúde financeira do seu negócio.

Dentro do contexto de um restaurante, o setor financeiro é, sem dúvida, um dos que mais sofre. Além dos desafios de um negócio tradicional, fatores particulares do segmento precisam ser revistos constantemente. Desde a entrada até a saída de dinheiro do caixa, como a tarefa de realizar a gestão de estoque de alimentos perecíveis e as margens de lucro mais estreitas.

É necessário identificar os obstáculos, assim como investir em soluções capazes de preparar melhor o seu estabelecimento.

E o que é gestão financeira?

Saber gerenciar o financeiro de um restaurante é o que define os estabelecimentos em: bem sucedidos e mal administrados.
De qual lado você está agora?

Independente, em qualquer um dos lados sempre há com o que aprender, seja com os erros ou com as inovações. E é isso que queremos apresentar para você.

O acompanhamento da gestão financeira de um restaurante deve ser diário! Sendo assim, o ideal é começar o dia de trabalho já sabendo o custo da jornada anterior, para ter a chance de resolver qualquer falha antes que ela se agrave.

Conhecer os números e investir em soluções automatizadas pode ser o caminho mais rápido para um gestão financeira eficaz e focada em resultados.

Planejar, controlar e analisar os resultados

Para atuar de forma estratégica, você deve seguir esses pilares de gestão: planejar, controlar e analisar. O que significa identificar a situação atual do seu restaurante, mensurar os meios de aplicação e definir o que é necessário para atingir as metas desejadas.

É por meio do planejamento financeiro que um gestor define os caminhos de crescimento. Gerindo as receitas mensais conforme a necessidade de cobrir as despesas e impostos. Avaliando também os gastos que podem ser reduzidos ou excluídos do planejamento em questão ou nos próximos. Bem como, também, o que pode ser incluído.

Se uma nova receita entra no cardápio, por exemplo, consequentemente será preciso alterar os dados do seu planejamento e definir novos números de atenção.

É com base nesse planejamento que o gestor ou dono do estabelecimento entende melhor as entradas e saídas de dinheiro, e prevê os gastos, custos e despesas dos meses seguintes. Assim formata formas eficazes de investimento, desenvolvendo o restaurante e aumentando o fluxo de clientes.

Vamos falar sobre um bom planejamento financeiro?

Para entender sobre gestão financeira, é preciso saber que a virada de chave para o seu restaurante está no planejamento financeiro. É a forma mais assertiva de fazer com que o capital comece a girar, obtendo retorno do investimento realizado a curto e longo prazo.

Segundo a Abrasel, a pandemia trouxe à tona a fragilidade na gestão de caixas de restaurantes. Dos mais de 1 milhão de bares e restaurantes no Brasil, ainda de acordo com a Abrasel, cerca de 300 mil estabelecimentos fecharam as portas de vez em 2020. Isso mostra que muitos donos não cuidam da gestão financeira do seu negócio de maneira correta.

Assim, é importante entender a necessidade de um planejamento financeiro. Ele quem irá ajudar a tomar decisões sobre o futuro da sua churrascaria, doceria ou pizzaria.

Se o seu restaurante se encontra em um quadro de instabilidade financeira, não deixe o planejamento financeiro de lado. Ou, mesmo se sente ameaçado pela economia atual: faça um planejamento financeiro. Que seja mais curto, de uns 6 meses, mas faça!

E para o caso de uma crise financeira, temos um conteúdo especial para você: Fuja da crise! em passos simples, que vão auxiliar no aumento das vendas.

A) Elabore os cenários

As vantagens de ter um planejamento financeiro para o seu restaurante é se preparar para os contextos diversos que podem surgir. O mercado pode mudar muito rápido. E não temos controle o tempo todo de todas as situações que podem prejudicar os negócios. Esse foi o aprendizado de 2020 para qualquer atividade econômica no mundo.

O que você pode fazer é se prevenir elaborando diferentes cenários:

  • Cenário Real ou de “Sobrevivência” – quadro com um planejamento enxuto, com menos investimentos, focando apenas na sobrevivência do negócio. Prevendo gastos, realizando o pagamento de fornecedores e outros valores importantes que fazer o seu estabelecimento sobreviver.
  • Cenário Ideal – vai além de pagar as contas principais e fazer o negócio sobreviver. Momento em que o seu negócio "respira" com mais facilidade e pode investir em itens direcionados ao crescimento do seu restaurante. Novos equipamentos, mobília, bem-estar de clientes e colaboradores.
  • Cenário Perfeito ou “Paraíso” – ambiente que você consegue realizar todas as tarefas dos cenários anteriores e ainda tem uma receita sobrando. Aqui é onde o seu negócio ganha estabilidade e conforto. Você também!

Estabeleça um valor “X” para cada um dos cenários acima e determine o seu alcance.

B) Levante todas as despesas de ponta a ponta

Gastos, despesas e custos têm pesos diferentes quando você coloca tudo em uma planilha.

  • Gastos - valores usados na aquisição de produto ou serviço para o seu restaurante, mas que não revertem em investimento ou revenda. Ex.: batedeira, fogão industrial.
  • Despesas - São os gastos utilizados para manter as atividades do seu estabelecimento, e têm característica de manutenção. Ex.: consertar o pé de uma mesa.
  • Custos - valores para a compra de produtos e insumos que podem ser usados para investimentos e revendas.

Reúna todas as despesas, gastos e custos do seu restaurante e faça uma previsão para os próximos três meses, no mínimo. Monte o fluxo financeiro com os itens cadastrados e faça a separação de todo o gasto, o que pode ser previsto e o que é realizado.

Alimente esse fluxo todos os dias, ou ao menos uma vez por mês. Desse modo, é possível analisar se o seu modelo de negócio é flexível para os diferentes cenários que montou. Se os custos, receitas e gastos com insumos também se mantêm fluidos para um planejamento futuro mais apropriado.

C) Calcule o ROI do seu restaurante

ROI significa Retorno sobre o Investimento. É uma métrica financeira baseada na relação entre o dinheiro ganho e o aplicado em um investimento. E a forma de decidir sobre estratégias que gerarão resultados mais positivos para o negócio.

  1. Para calcular, subtraia lucro, que é a sua receita, pelo custo;
  2. Divida essa importância pelo valor do investimento;
  3. Multiplique o resultado por 100 para a representação em porcentagem (%).

Portanto, é bom salientar que o valor do investimento inicial considerado para calcular o ROI, deve contar com todo o dinheiro envolvido. Quanto mais detalhado, mais exatidão no resultado e mais útil também o valor/dado obtido.

D) Controle na ponta do lápis.
Ou melhor, nos relatórios do seu sistema de gestão.

O controle do fluxo de caixa deve ser uma prioridade para o seu planejamento. Com esse controle você e seus colaboradores podem visualizar as entradas e saídas financeiras do restaurante. O monitoramento diário é necessário para a comparação com o fechamento de caixa no final do dia.

Observando o fluxo de caixa você encontra os erros e irregularidades que podem passar desapercebidos no dia a dia. As divergências também ficam evidentes conferindo imediatamente os documentos lançados. Como, falta de valores no caixa, retiradas de dinheiro ao longo do dia, ou mesmo um troco que foi passado incorretamente.

A forma mais prática e rápida de fazer o controle do seu fluxo de caixa é usando o Fiscal Completo do Sistema de Gestão Yooga. Ele conta com sistema de fluxo de caixa que facilita o gerenciamento de entradas e saídas. Uma plataforma única com funcionalidades e recursos que facilitam a gestão do dinheiro do seu negócio.

F) Estabeleça as prioridades de curto prazo

Esse será seu plano de emergência. Onde entram as medidas drásticas que devem ser tomadas no caso das finanças realmente apertarem. Determine as prioridades do seu negócio e quais são as ações mais importantes a serem tomadas em casos emergentes.

Aqui você pode incluir: corte de gastos, negociações de pagamentos, parcelamento de dívidas, adiantamentos e afins.

Nota: Evite ao máximo pegar empréstimos.

G) Revise sempre!

O planejamento financeiro do seu restaurante deve ser revisado quase que diariamente. Porque se em algum momento precisar alterá-lo, você está acompanhando todo o processo e sabe qual é a melhor decisão a ser tomada.

Essa revisão de tempos em tempos é o que coloca os erros fora de todo o processo, principalmente, a repetição deles. Melhor ainda, você elimina os desfalques.

Fique atento à rotina de obrigações fiscais


Junto à gestão financeira existe uma rotina que deixa muitos donos e gestores de cabelo em pé. A gestão tributária.

Não adianta estipular metas, prazos, calcular ROI e fluxo de caixa, se você não cumpre as obrigações fiscais do seu restaurante. Todo negócio que presta serviços deve emitir Nota Fiscal, que é a prova de uma transação, seus impostos e também onde se firmam os direitos do consumidor.

Um estabelecimento na área de alimentação fora do lar deve pagar devidamente os impostos que caem sobre as suas vendas. Quando não o faz, é o mesmo que omitir os seus ganhos para a Receita Federal, o que sinaliza sonegação de imposto e pode resultar até em prisão do responsável.

Mas vamos entender melhor quais são as principais obrigações fiscais do seu restaurante.

  • Emissão de NF-e: Documento digital gerado em tempo real com todas as informações da venda ou transação comercial, junto à Secretaria da Fazenda.
  • Emissão de NFC-e: Documento eletrônico que acoberta as vendas ao consumidor final. Esse é o documento que garante os direitos do consumidor perante uma compra de origem presencial ou on-line.
  • Emissão via SAT: SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) é um equipamento que documenta as operações comerciais dos contribuintes do Estado de São Paulo, de forma eletrônica. Ele gera e autentica os cupons fiscais eletrônicos e os transmite também em tempo real à Secretaria da Fazenda.
  • DANFE e DANFE-NFC-e: documentos auxiliares para representação gráfica simplificada do documento fiscal referente. São impressos em papel comum e contêm a chave de acesso para a consulta e confirmação da existência da NF-e e NFC-e.

A automação de processos da área da contabilidade trouxe inúmeras facilidades aos empresários, principalmente com a possibilidade de emissão da Nota Fiscal eletrônica, Também o envio desses dados diretamente ao Fisco. Tudo automático e informatizado, facilitando a gestão fiscal.

Começar a realizar as emissões necessárias é muito mais fácil do que se imagina. Claro, se você conta com um sistema de gestão suave.

Acompanhe até o final desse artigo, que explicamos como o Fiscal Completo do Sistema de Gestão Yooga pode facilitar o seu dia a dia e o do seu contador.

Como executar uma gestão financeira eficiente do negócio?


Primeiramente, separe o que é seu e o que é do seu restaurante. As contas de cada um devem ficar separadas. Gastos como pessoa física e jurídica, contas bancárias, retiradas e entradas de dinheiro, e cronogramas de pagamento são diferentes porque eles têm origens diferentes.

Quando não há essa separação, as contas não fecham e suas finanças ficam em apuros.

Além disso, tenha estabelecido quanto você vai tirar de dinheiro do seu restaurante. Quanto custa para pagar as contas de casa e do seu empreendimento? Coloque todos os valores e números no planejamento financeiro.

A vida do empreendedor não pode ser um peso para a receita do restaurante. Tenha o controle do que gasta diariamente.

Essa é uma regra básica para qualquer empresa, mas não custa nada relembrar.

A dica do dia é: mantenha as contas separadas e mesmo que você injete dinheiro pessoal no seu estabelecimento, faça via transferência ou depósito para registrar quanto e de onde entrou o investimento.

Estratégias essenciais para uma gestão financeira assertiva

Com passos bem simples, mas necessários, o seu restaurante pode começar a colocar em prática um controle financeiro positivo.
Entre eles, destacamos esses abaixo:

Ações de redução de desperdício para o restaurante

Todo gestor de bar, restaurante ou qualquer outro negócio de alimentação fora do lar precisa se preocupar em definir ações preventivas para reduzir o desperdício.

  • A melhor saída é montar a ficha técnica do que oferece. Estabeleça a quantidade de insumos que cada prato tem, ou outro complemento que você serve no seu estabelecimento. Vai ajudar a ter o controle de tudo que entra e sai, as pequenas e grandes porções.

E você não precisa deixar tudo isso em papeizinhos, que podem se perder, rasgar ou desgastar. Com o Fiscal Completo da Yooga você tem todo esse levantamento em relatórios de simples leitura e fácil entendimento.

Deixe a Yooga fazer o trabalho duro!

  • Seja exigente com o controle de estoque para também evitar os desperdícios. Com uma boa gestão é possível reutilizar alimentos através de técnicas culinárias.

Se existe algo em excesso, que tal montar um produto exclusivo, com preço promocional? Pode ser um welcome drink, ou até mesmo um biscoitinho para acompanhar aquele café que o seu cliente sempre pede ao final da refeição.

Faça modificações no cardápio sempre que necessário

Ter um cardápio atrativo faz parte do sucesso de um restaurante.

Pense em aprimorar os pratos oferecidos sempre que for possível. Aproveite a sazonalidade dos alimentos para oferecer modificações pontuais no seu menu e garantir a fidelização dos clientes.

Elabore junto ao seus colaboradores quais ajustes são necessários, refletindo sempre sobre a ideia de que os clientes podem cansar de ver as mesmas coisas no seu cardápio. Se você faz alterações e tem algo novo para oferecer, seu cliente não precisará procurar esse "novo" em um outro lugar.

Corrija os preços dos produtos de acordo com os aumentos do mercado

Esteja atento ao preço da concorrência para conseguir equilibrar os valores que cobra no seu restaurante. E também gerenciar as diferenças que podem impactar as suas vendas.

Uma estratégia de marketing importantíssima, inclusive, é conhecer seus concorrentes. Aprenda com os erros deles, mas não os repita!

Procure entender se os preços que oferece, suprem os gastos com a produção. Se você não consegue atingir o lucro referente às demandas, os preços devem ser corrigidos. E se ocorre o aumento dos insumos, não alinhar os valores com o seu produto impactará diretamente as suas vendas.

A estratégia de oferecer promoções e descontos são excelentes para os negócio, mas desde que estejam alinhadas com o seu panorama atual. Lembra dos cenários que mencionamos aqui?

Use o Sistema de Gestão Yooga

Já imaginou o quanto a operação do seu restaurante pode agilizar, contando com uma plataforma única de gestão?

Com as soluções Yooga você tem maior controle do seu negócio. Uma plataforma única para manter as soluções fiscais atualizadas enquanto você foca nas vendas. E te dá domínio total do seu estoque, assim como o fluxo de caixa.

  • NFC e NFC-e
  • Área do contador
  • Robô de notas
  • Emissão de notas - entrada e saída
  • Contas a pagar e receber

Realize todas as etapas necessárias para a emissão de NF-e, NFC-e, até a DANFE. Como também a geração das XML, que são enviadas diretamente para o seu contador na data correta para a declaração mensal.

Com Yooga você tem uma visão administrativa mais ampla do seu restaurante, com todos os relatórios necessários para traçar ações estratégicas que contribuam para resultados positivos. Isso quer dizer: aumentar as suas vendas.

Quer saber qual produto está saindo mais? Temos a resposta.
Quer um indicativo da ficha técnica de insumos? Providenciamos para você.
Quer se despreocupar com o fiscal? Também te damos essa opção.

No desktop ou no celular, todas as respostas que o seu negócio precisa e todas as otimizações necessárias para o seu estabelecimento.

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